Geleitwort ... 19


Einleitung ... 21


1. »Maßnehmen für Maßnahmen«: Einführung ... 31


1.1 ... Die DSGVO fiel nicht vom Himmel ... 32

1.2 ... Was bedeutet die DSGVO für Sie? ... 33

1.3 ... Welche Anforderungen sind notwendigerweise technisch zu unterstützen? ... 67

1.4 ... Welche Anforderungen können technisch unterstützt werden? ... 88

1.5 ... Auftragsverarbeitung ... 95

1.6 ... Zusammenfassung ... 97



2. »Wo laufen sie denn«: Wo Sie personenbezogene Daten finden ... 99


2.1 ... SAP Business Suite und SAP S/4HANA ... 100

2.2 ... Stammdaten -- Bewegungsdaten ... 100

2.3 ... Personenbezogene Daten in SAP ERP und SAP S/4HANA ... 102

2.4 ... Personenbezogene Daten in SAP ERP Human Capital Management ... 117

2.5 ... Personenbezogene Daten in SAP Customer Relationship Management ... 121

2.6 ... Zusammenfassung ... 125



3. »Vom ersten Schritt zum Weg zum Ziel«: Vorgehensmodell ... 127


3.1 ... Übersicht zur Vorgehensweise ... 127

3.2 ... Wege zum Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ... 148

3.3 ... Zusammenfassung ... 151



4. »Auch das Ende muss bestimmt sein«: Sperren und Löschen mit SAP Information Lifecycle Management ... 153


4.1 ... Einführung ... 154

4.2 ... Überblick über das Sperren und Löschen mit SAP ILM ... 160

4.3 ... Vorbereitungen für das vereinfachte Sperren ... 164

4.4 ... Stamm- und Bewegungsdaten sperren ... 190

4.5 ... Datenvernichtung ... 209

4.6 ... Legal Case Management ... 226

4.7 ... ILM-Benachrichtigungen ... 240

4.8 ... Zeitabhängiges Sperren personenbezogener Daten in der Personaladministration (SAP ERP HCM-PA) ... 250

4.9 ... Zusammenfassung ... 251



5. »Struktur ist alles«: Verarbeitung muss auf dem Zweck basieren ... 253


5.1 ... Verantwortlicher und Zweck ... 253

5.2 ... Organisationsstrukturen (Linienorganisation) ... 257

5.3 ... Prozessorganisation ... 263

5.4 ... Linien- und Prozessorganisation definieren den Zweck ... 270

5.5 ... Zusammenfassung ... 272



6. »Dem Ende Struktur geben«: Data Controller Rule Framework ... 273


6.1 ... Organisation des Löschens in Geschäftsprozessen ... 274

6.2 ... Funktionen und Konfiguration des Data Controller Rule Frameworks ... 278

6.3 ... Zusammenfassung ... 297



7. »Die Struktur berechtigt«: Auswirkungen auf das Berechtigungskonzept ... 299


7.1 ... Benutzer und Berechtigungen -- eine Einführung ... 299

7.2 ... Organisationsebenen neu denken ... 305

7.3 ... Prozessattribute identifizieren ... 308

7.4 ... Berechtigungsrisiken ... 309

7.5 ... Zusammenfassung ... 314



8. »Transparenz gewinnt«: Information Retrieval Framework ... 315


8.1 ... Transparenz -- Auskunft und Vorabinformation ... 316

8.2 ... Neuerungen im Information Retrieval Framework ... 317

8.3 ... Setup des Information Retrieval Frameworks ... 319

8.4 ... Ein Datenmodell erzeugen ... 324

8.5 ... Datenmodell testen ... 335

8.6 ... Beauskunftung durchführen ... 344

8.7 ... Komplexere Feldverknüpfungen ... 349

8.8 ... Datenmodell im Browser anzeigen ... 350

8.9 ... Bestehende Datenmodelle übernehmen ... 352

8.10 ... Zusammenfassung ... 353



9. »Schau mal, wer da liest«: Read Access Logging ... 355


9.1 ... Anforderungen an eine Leseprotokollierung ... 355

9.2 ... Verfügbarkeit und Funktionsumfang von Read Access Logging ... 357

9.3 ... Setup und Pflege ... 358

9.4 ... Festlegen von Zweckbestimmung und Protokolldomänen ... 361

9.5 ... Aufzeichnungen für UI-Kanäle ... 364

9.6 ... Konfigurationen ... 368

9.7 ... Auswertung von Protokollen ... 373

9.8 ... Konfigurationen für Remote-API-Kanäle ... 377

9.9 ... Bedingungen ... 381

9.10 ... Transportmechanismen ... 386

9.11 ... Import und Export ... 386

9.12 ... Zusammenfassung ... 387



10. »Der Herr der Daten werden«: SAP Master Data Governance ... 389


10.1 ... Transparenz erzielen ... 389

10.2 ... Die Szenarien der Stammdatenpflege ... 390

10.3 ... Central Governance in SAP Master Data Governance ... 391

10.4 ... Konsolidierung in SAP Master Data Governance ... 393

10.5 ... Kombination der Szenarien ... 396

10.6 ... Sensible Daten mit SAP Master Data Governance bearbeiten ... 396

10.7 ... Organisatorische Trennung ... 398

10.8 ... Datenqualitätssicherung mit Services ... 400

10.9 ... Zusammenfassung ... 403



11. »Der Kopf in den Wolken«: Datenschutz in Cloud-Lösungen ... 405


11.1 ... Datenschutz aus Sicht der Cloud -- eine Einführung ... 405

11.2 ... Datenschutzservices und -prozesse für die SAP-Cloud-Lösungen ... 412

11.3 ... Zusammenfassung ... 433



12. »Lösungen, die wachsen und nicht wuchern«: Datenschutz in der SAP Cloud Platform ... 435


12.1 ... Was ist SAP Cloud Platform? ... 435

12.2 ... Datenschutzfunktionen von SAP Subscription Billing ... 443

12.3 ... Datenschutzfunktionen der SAP Cloud Platform für kundeneigene Cloud-Anwendungen ... 461



13. »In der Wolke auf Sicht steuern«: Übersicht über die Datenschutzfunktionen in SAP-Cloud-Lösungen ... 477


13.1 ... Einführung ... 477

13.2 ... Datenschutz in SAP Ariba ... 480

13.3 ... Datenschutz in SAP Concur ... 500

13.4 ... Datenschutzfunktionen in SAP SuccessFactors ... 521

13.5 ... Datenschutzfunktionen in SAP Customer Experience ... 553

13.6 ... Zusammenfassung ... 597



14. »Täglich grüßt das ...«: Schützen, Kontrollieren, Nachweisen und Kontrollen nachweisen ... 599


14.1 ... Kontrollrahmen und Grundlagen der Verarbeitung ... 600

14.2 ... Rechtmäßigkeit, Treu und Glauben und Transparenz ... 601

14.3 ... Zweckbindung ... 603

14.4 ... Datenminimierung ... 606

14.5 ... Richtigkeit ... 610

14.6 ... Speicherbegrenzung ... 612

14.7 ... Integrität und Vertraulichkeit ... 614

14.8 ... Rechenschaftspflicht ... 623

14.9 ... Abstrakte technische Kontrollhandlungen ... 625

14.10 ... Beispiele technischer Kontrollhandlungen ... 627

14.11 ... Zusammenfassung ... 658



A. Glossar ... 663


B. Relevante Transaktionen, relevante Reports, Hinweise ... 669


C. Literaturverzeichnis ... 675


D. Die Autoren ... 679


Index ... 683

Entwickeln Sie ein Datenschutzkonzept, das den strengen Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) standhält. Dieses Buch erklärt Ihnen die rechtlichen Grundlagen und zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mithilfe von SAP-Lösungen Ihre IT-Landschaft (ob on-premise oder in der Cloud) datenschutzkonform gestalten. Von der Einführung eines Sperr- und Löschkonzeptes bis hin zur Umsetzung der Informations- und Berichtspflichten werden alle erforderlichen Maßnahmen praxisnah erläutert. Aus dem Inhalt: Was bedeutet die DSGVO für Sie? Personenbezogene Daten im SAP-System Der Weg zur datenschutzkonformen IT-Landschaft Sperren und Löschen mit SAP Information Lifecycle Management Organisations- und Stammdatenstrukturen entwickeln Data Controller Rule Framework Auswirkungen auf das Berechtigungskonzept Information Retrieval Framework Security Safeguards SAP Read Access Logging SAP Cloud Platform Ariba, SuccessFactors, Concur, C/4HANA SAP-Lösungen für GRC Zentrale Kontrollen Die Fachpresse zur Vorauflage: Datenschutz-Berater: »Gold wert.« IT-Onlinemagazin.de: »Die Autoren entwickeln aus den rechtlichen Anforderungen das mögliche Vorgehen für ein Datenschutzprojekt. Sie beschreiben den Einsatz bekannter, aber auch neuer Lösungen, die SAP-Anwenderunternehmen helfen können, datenschutzkonform zu werden.« SAP News Center: »Dieses Buch hilft bei der Entwicklung eines Datenschutzkonzepts, das der EU-Datenschutz-Grundverordnung standhält, erklärt die rechtlichen Grundlagen und zeigt Schritt für Schritt, wie Unternehmen mit Hilfe von SAP-Lösungen ihre IT-Landschaft datenschutzkonform gestalten.«

Volker Lehnert ist seit 2000 bei SAP in unterschiedlichen Positionen in den Bereichen Compliance und Sicherheit tätig. In seiner Rolle als Product Owner Datenschutz für die SAP Business Suite und später auch SAP S/4HANA definierte er die Inhalte und den Umfang der Datenschutzfunktionen in dieser Software. Seit 2018 ist er als Senior Director Datenschutz überwiegend für den Datenschutz in SAP S/4HANA zuständig. In seiner langjährigen Beratungstätigkeit hat er Projekte rund um Complianceanforderungen vorangetrieben. Um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, führt Volker Lehnert Sicherheitskonzepte immer wieder auf die eigentlichen Kernfragen zurück: betriebswirtschaftliche Funktionen, organisatorische Konzepte und legale Anforderungen.

Volker Lehnert ist (zusammen mit Anna Otto) Co-Autor des Datenschutzleitfadens der DSAG und (zusammen mit Anna Otto, Katharina Stelzner und Peter John) Autor des Buches SAP-Berechtigungswesen, das mittlerweile in dritter Auflage bei SAP PRESS erschienen ist. Zusammen mit Anna Otto und Katharina Stelzner hat er auch das Buch Datenschutz in SAP-Systemen bei SAP PRESS veröffentlicht. Darüber hinaus publiziert er Fachartikel zum Datenschutz.

»Buchtipp!« (09/2021)